.RU

Герб Российской Федерации - Инструкция по делопроизводству в магнитогорском государственном


^ Герб Российской Федерации
Герб РФ может размещаться в левом верхнем углу или по центру верхней части документа.


Коды организации, присвоенные Госкомстатом РФ при регистрации.

Код МаГУ по ОКПО 02097311 (общероссийский классификатор предприятий и организаций).

Код МаГУ по Оконх 92110 (наименование по виду деятельности).

Код МаГУ по Соогу 13143 (группировка, наименование принадлежности к органу управления).

Код МаГУ по копф 81 (наименование организационно-правовой формы).

Код МаГУ по кфс 12 (наименование формы собственности).

Код МаГУ по соато 75438375000 (по местонахождению).

На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО. Код по ОКПО может быть поставлен на бланке типографическим способом или напечатан при составлении конкретного документа.


Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

^ Наименование организации.
Полное наименование организации – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Магнитогорский государственный университет», установлено в Уставе университета (№ 505-П от 28 ноября 2001 года). Полное наименование организации указывается в следующих документах: договоры с юридическими и физическими лицами; отчеты, направляемые в государственные учреждения.

Сокращенное наименование организации – Магнитогорский государственный университет – указывается на бланках переписки вуза с внешними учреждениями и организациями, в справках, выданных юридическим и физическим лицам, а так же в документах, имеющих хождение внутри вуза (приказы, распоряжения и т.д.).

Наряду с полным и сокращенным наименованием организации в переписке может быть использована аббревиатура ГОУ ВПО «МаГУ» или МаГУ.

Над наименованием университета указывается наименование вышестоящего органа, в систему которого он входит, закрепленное в Уставе университета.
Например,
Министерство образования Российской Федерации

Магнитогорский государственный университет


Наименование структурного подразделения университета указывается в том случае, если оно является автором документа. Наименование должно соответствовать утвержденной структуре университета и печататься ниже названия университета.
Например,
Магнитогорский государственный университет

Факультет психологии


Справочные сведения об организации


Юридический адрес 455038, г. Магнитогорск, пр. Ленина, 114

почтовый адрес 455038, г. Магнитогорск, пр. Ленина, 114

Факс: (3519) 35-92-32

^ ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР

НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА ИНН 7414005599


ОФК по г. Магнитогорску Челябинской области (МаГУ Л/ сч. 06075140550)

РКЦ г. Магнитогорска БИК 047516000 Р/сч. 40503810400001000001

Адрес электронной почты Е-mail : masu@masu.ru

Номер и дата лицензии № 24Г- 1200 от 28 декабря 2000 года


Наименование вида документа должно быть указано заглавными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, отчет, КОНТРАКТ, ДОГОВОР, ХОДАТАЙСТВО, СПРАВКА и т. д.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Наименование вида документа, составленного или изданного университетом, регламентируется Уставом МаГУ и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Реквизит «название вида документа» располагается как постоянная часть в составе общего бланка документа, кроме бланка для писем, и изготовляется, как правило, типографическим способом, если количество документов этого вида более 200 единиц в год.

Может применяться и общий бланк, на котором ниже наименования университета и подразделения печатается реквизит «название вида документа».


Дата документа

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе.

Например:

Положения, инструкции, правила, Сводная номенклатура дел утверждаются приказами ректора, и вводятся в действие согласно дате, указанной в приказе.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими структурными подразделениями, датой документа является дата подписания его руководством МаГУ.

Если авторами документа являются одновременно несколько организаций, то датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 года следует оформить 05.01.2000.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 5 января 2000 г.

Если порядковый номер месяца или день состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Например, 1 июня 2001 года следует оформлять - 01.06.2001.

Словесно-цифровой способ оформления дат (например, 20 июля 2001 года) можно применять только в порядке исключения в основном в документах, содержащих сведения финансового характера.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ, дата оформляется следующим образом: Указ Президента Российской Федерации от 12.01 99 № 19.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.


Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который при необходимости может дополняться индексом подразделения -исполнителя (Приложение № 24) или буквенным символом. Составные части индекса отделяются.

Например,

протокол заседания кафедры - № 2/48,

где 2- порядковый номер протокола,

48 - индекс кафедры русской классической литературы;

или, например,

приказ по личному составу - № 123 а,

где 123- порядковый номер приказа,

а - буквенный символ приказов по профессорско-преподавательскому составу.


На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные индексы проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо).

Например,

совместный договор между Магнитогорским государственным университетом и ОАО «ММК» будет иметь номер № 231/712, где

231- регистрация договора в MаГУ,

а 712 - в ОАО «ММК».


Входящие и исходящие документы университета должны иметь регистрационные номера, состоящие из: порядкового номера документа, индекса структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Например,

номер документа № 72/1-25 включает:

72- порядковый номер документа по журналу регистрации;

1 - индекс структурного подразделения;

25- номер дела по номенклатуре.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа организации, которой дается ответ, условно обозначается

«на №____ от _____».

Ссылка на регистрационный номер и дату документа, поступившего в организацию, может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма - ответа.

Этот реквизит заполняется для удобства работы с документом адресата (получателя письма).


Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа или титульном листе. Дополняется реквизит номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством.

Например,

Для служебного пользования, экз. № 2.


Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.


Например, Министерство образования

Российской Федерации,

Управление лицензирования,

аккредитации и аттестации.


При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например,

Министерство образования

Российской Федерации,

Управление лицензирования,

аккредитации и аттестации,

Ведущему специалисту

отдела аккредитации учебных заведений профессионального образования Н.И.Колдышевой


При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например,

Ректору Московского

государственного открытого

педагогического университета

Ю.Г. Круглову


При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например,

Ректорам (директорам)

образовательных учреждений.


Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

Например,

Редакция журнала

«Вестник образования»,

Начальнику отдела писем,

В.М.Петрову

Чистопрудный бульвар, 6

Москва, 101856


Адресование может быть иного вида:

например,

Директору

ЗАО «Эра»

И.В.Рудневу

27408, Москва,

ул. Остоженка, 14,

стр. 2, офис 5


Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.


Например,

Председателю торгового товарищества «Можайские дали»

В.А.Бунееву

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство), и в конце страна,

например:

Р.Lunin

32-17 0rdinka

Moscow, 119215

Russia


Адрес факса указывается следующим образом:


Директору

ЗАО «Развитие»

Федорову А.И.

ф. (095)235-41-08


Письмо не должно содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении письма более, чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например,

А.А.Калинину,

ул Садовая, д. 5, кв. 12,

г.Липки, Киреевского р-на,

Тульской обл., 301264


Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документ, в пределах ограничительных знаков- уголков.


Гриф утверждения документа.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются ректором МаГУ, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения в правом верхнем углу документа или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения) (Приложение № 22).

Положения о создании институтов, центров, факультетов - структурных подразделений и т.д. подлежат утверждению ректором вуза и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения,

например,

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

Магнитогорского

государственного

университета ________________________ В.Ф.Романов

(личная подпись)

  1. 00. 00 г.


Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.


Например,

УТВЕРЖДАЮ

Ректор Магнитогорского

государственного университета

________________________ В.Ф.Романов

(личная подпись)

  1. 00. 00 г.


При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, или УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера,

например,


УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора Магнитогорского государственного университета

от 00.00.00 г. № ______

или

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом Ученого совета

Магнитогорского государственного университета от 00.00.00 г. № ______


Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.


Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:


«Борониной И.И.

подготовить необходимые сведения до 01.12.03 г.

12.11.99 г.»


На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.


Заголовок к тексту (краткое изложение содержания) составляется к любому документу, оформленному на бланке или листе бумаги формата А4 (210х297 мм), независимо от его вида и назначения. Он должен быть максимально коротким, точно передавать смысл текста.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа.


Например,


Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формироваться обобщенно. В документах большого объема или отражающих несколько вопросов наряду с заголовком составляются подзаголовки.

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям.

В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетаний, соответствующие требованиям стандартов.

Печатается заголовок от нулевого положения табулятора строчными буквами через один межстрочный интервал Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков. При большом объеме заголовка допускается его дополнение до границы правого поля документа.

Допускается не указывать заголовок к небольшим текстам или текстам документов формата А5.


Отметка о контроле ставится должностным лицом (ректором или проректором) или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов (канцелярия). Отметка о контроле проставляется на поле документа рядом с заголовком в виде буквы «К», слова «КОНТРОЛЬ» красными чернилами или контрольного штампа.


Текст документа является основным элементом любого документа.

Как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьба без пояснения; справки, докладные записки - выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть содержит основание или причину создания документа, а вторая - решение - распоряжение, просьбу,

например,


«Для улучшения информационно-библиотечного обслуживания вуза прошу подключить библиотеку к интернет через локальную информационную сеть».


Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника.

В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций (или ранее изданных документов) указываются их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту,

например,


В соответствии с постановлением администрации города Магнитогорска от 21.02.98 № 240-П «О введении штрафных санкций…».


В распорядительных документах (в приказах) университета, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа.

Например,

ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ: …..

Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа,

например,

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:


и первого лица множественного числа,

например,

РЕШИЛИ:

ПРЕДЛАЕАЕМ: …..


Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа,

например,

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:


Содержание выступлений - от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа,

например,


«Отдел кадров осуществляет следующие функции...», «В состав Учебной части входят …», «Комиссия установила … ».


Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, а во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.),

например,


«На основании всего изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».


Начало письма (факса) может иметь следующий вариант обращения:


«Уважаемый Владимир Владимирович!»

Большинство писем продолжаются далее словами:

«В связи с… »,

«Нами рассмотрены Ваши предложения... »,

«В соответствии с Вашей просьбой…» и т.д.


Если в заголовочной части письма - ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:


Отправка документа

  1. Отправляем Вам …

  2. Направляю Вам …

  3. Высылаем Вам…

Напоминание

  1. Напоминаю Вам, что…

  2. По истечении … срока …

Подтверждение

  1. Университет подтверждает получение …

  2. Подтверждаем, что…

Извещение

  1. Сообщаю Вам, что …

  2. Ставим Вас в известность, что…

  3. Извещаем Вас, что…

Просьба

  1. Пожалуйста, сообщите …

  2. Просим оплатить в течение банковских дней …

  3. Мы будем благодарны, если Вы…

Гарантия

1. Оплату гарантируем

Предложение

  1. Мы рады предложить Вам …

  2. Предлагаем Вам …

  3. Мы можем рекомендовать …

  4. Мы уверены, что Вы заинтересуетесь …

Приглашение

  1. Просим принять участие …

  2. Приглашаем Вас …

  3. Мы рады пригласить Вас …

Предупреждение

  1. Университет оставляет за собой право обратиться …, если Вы …

  2. В случае Вашего отказа мы

предпримем …

Отказ

  1. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам …

  2. Считаю необходимым сообщить Вам, что мы вынуждены отказаться от …


Письма обычно заканчивают фразами:


Отметка о наличии приложения.

Приложения к документу могут быть трех видов:


В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например,

Приложение № 1

к приказу ректора МаГУ

от 00.00.00 г. №_______


Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:


Приложение на 10 л. в 3 экз.


Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложении их нумеруют,

например,


Приложение № 1

1. Штатное расписание …на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов …на 3 л. в 3 экз.


Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:


Приложение: на 2 л. в 3 экз. в первый адрес


Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании).

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки,

например,

^ ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу ректора университета

от 15.06.2000 г. № 19

Подпись документа

Подпись - обязательный реквизит документа.


Служебные документы подписываются:


Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

Подписывается, как правило, один экземпляр документа. При направлении документа в несколько адресов печатается соответствующее количество экземпляров на бланках, и все отправляемые экземпляры подписываются руководством.

Документы, издаваемые университетом совместно с другими организациями, подписываются в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация имела по подлиннику.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия),

например,


Проректор по научной работе

Магнитогорского государственного

университета _________________ З.М.Уметбаев

(подпись)


Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования и должности лица, подписавшего документ относительно самой длинной строки.


Например,


Проректор по научной работе

Магнитогорского государственного

университета

_________________ З.М.Уметбаев

(подпись)


При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При оформлении документа на бланке университета наименование подразделения в реквизите «Подпись» не указывается, а документ подписывается ректором,

например,


На бланке университета


Ректор ___________________________ В.Ф. Романов

(подпись)


В документах, оформленных не на бланке университета, указывается наименование подразделения в реквизите «Подпись» и включается в его состав наименования должности,

например,


Зав кафедрой

информатики МаГУ _________________ И.Г. Овчинникова

(подпись)


При подписании документов членами комиссий указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии,

например,


Зам. председателя

учебно-методической комиссии _________________ Т.К. Плышевская

(подпись)


При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,

например,

Ректор МаГУ ___________________ В.Ф. Романов

(подпись)

Первый проректор МаГУ ___________________ В.П. Семенов

(подпись)

Проректор по научной работе МаГУ __________________ З.М. Уметбаев

(подпись)


При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне,

например,


Ректор Магнитогорского Ректор Московского педагогического университета государственного государственного университета

_____________ В.Ф. Романов ______________ В.Л. Матросов

(подпись) (подпись)

00.00.00 г. 00.00.00 г.


Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица (в пределах делегированных ему полномочий) или с указанием его фактической должности и фамилии. Не допускается ставить предлог «за», писать от руки «зам.» или ставить косую черту перед наименованием должности.

В подписанные (утвержденные) документы вносить какие либо исправления и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ, не допускаются.


Гриф согласования документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам до подписания ректором университета проводится согласование документа. Согласование может проводится как внутри вуза (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Согласование документа с организациями и должностными лицами оформляется одним из следующих способов: грифом согласования, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством Университета или решением коллегиального органа.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования,

например,

СОГЛАСОВАНО


Первый проректор

МаГУ _________________ В.П. Семенов

(подпись)

07.01.02 г.

Проректор по организационно-

методической работе МаГУ _________________ В.Б. Петров (подпись)

10.01.02 г.

Если согласование осуществляется протоколом, письмом, и др., гриф согласования оформляется по следующей форме:


COГЛАСОВАНО


Протокол заседания

(наименование коллегиального органа)

15.01.99 г. № 2

или

СОГЛАСОВАНО


Письмо Росархива

14.01.97 г. № 02-15/1247-Т


Грифы согласования располагаются ниже подписи или на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: «Лист согласования прилагается»

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

Визы согласования документа.

Для оценки обоснованности внутреннего документа университета и обеспечения исполнения производится его согласование и визирование до подписания ректором университета (или начальниками структурных подразделений в пределах делегированных им полномочий).

Внутри МаГУ согласование проводится с должностными лицами структурных подразделений.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами. Визирование производится перед представлением документа на подпись (утверждение).

Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, ее расшифровку и дату подписания.

Наименование подразделения при визировании можно указывать сокращенно.

Например,


Начальник ПФО ______________________ Г.А.Кухарук

(подпись)

      1. г.


При наличии замечании к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Проректор по ОМР ________________________ В.Б. Петров

(подпись)

      1. г.


Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего лист, подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Порядок визирования документов определяется приказом ректора.


Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах:


Отметка о заверении копии содержит надпись «Верно», должность лица, заверившего копию; подпись, расшифровку подписи и дату заверения.


Например,

«Верно» Зав. канцелярией ____________________ Л.М. Бородина

(подпись)

25.10.2000 г.


Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметка располагается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.


Например:

исп. И.И.Боронина

35-09-36


Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату.

Например,


В дело 1-25. Отправлен факс от 01.04. 2000 № 117

Подпись

01.04.2000 г.


Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.


Отметка о поступлении документа в университет содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты и наименование университета, получившего документ).

Отметка о поступлении документа в организацию может проставляться в виде штампа или иным способом в границах нижнего поля первого листа документа.

Например,

Вх. № 1027

Дата 08.01.2000 г.


Идентификатор электронной копии документа - это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код лица, вводившего документ, дата, количество страниц документа.


Например,

С:\* DOC, Ф.И О , 00.00.00 г. - 100 с.

Такая отметка необходима для:




    1. Исправления в документах


В случае судебного разбирательства документ может стать основным письменным доказательством, содержащим сведения об обстоятельствах дела. Таким документом могут стать: договор, контракт, акт, справка, письмо, в том числе полученное посредством факсимильной и электронной связи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа. Документы представляются в этом случае в форме:

В них не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений.

Но бывает так, что при составлении документа возникают ошибки, которые остаются незамеченными даже после, казалось бы, тщательной проверки, или при работе с проектом документа появляется необходимость его уточнения, поэтому очень важно знать, как правильно внести изменения в документ.

Лучше всего перепечатать документ с необходимыми уточнениями и изменениями.

Если это, по каким- либо причинам невозможно, то документ корректируется следующим образом: неверная запись вычеркивается, надписывается правильный текст, который заверяется подписью лица, внесшего изменение, датой и печатью университета в отделе кадров.

В некоторых случаях на поле документа или месте, свободном от текста, пишется «Запись № 4 недействительна» (в трудовой книжке), или «Пункт № 2,5 исключен по соглашению сторон» (в контракте). Подобные отметки также заверяются подписями должностных лиц, датой и печатью университета в отделе кадров.

В финансово-хозяйственных, бухгалтерских, а также документах, вследствие издания которых наступают значительные юридические последствия, исправления недопустимы.


    1. Порядок снятия и выдачи копии с документов


3.4.1. Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тex документов, которые были изданы в университете и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк вуза, номер, дата, содержание и т.д.).

В правом верхнем углу пишется слово «Копия».

При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».

3.4.2. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.


При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять гербовую печать.

      1. В Книге регистрации выдачи копий документов делается отметка о названии документа, когда и кому выдана его копия.




    1. ^ Автоматизация документирования


Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.


globalnoe-poteplenie-usilenie-zemletryasenij-i-stihijnih-bedstvij-vsledstvie-istosheniya-ozonovogo-sloya-chast-2.html
glokaya-kuzdra.html
glosarij-affekt.html
glossarij-abaka-botanika-izbrannie-glavi-sistematiki-visshih-rastenij-fakultativnij-kurs.html
glossarij-alani-uchebnoe-posobie-istoriko-kulturnie-turistskie-resursi-severnogo-kavkaza-dlya-studentov-po-specialnosti.html
glossarij-atribuciya-kauzalnaya-i-b-otcheskaya-uchebnoe-posobie-po-obshej-psihologii-podgotovka-k-pgk.html
  • studies.bystrickaya.ru/18-avgusta-vtornik-kalendar-osnovnih-meropriyatij-provodimih-na-territorii-municipalnogo-obrazovaniya-bazarnosizganskij.html
  • kolledzh.bystrickaya.ru/7-smisl-samopoznaniya-transcendentalnaya-funkciya-predvaritelnoe-zamechanie.html
  • write.bystrickaya.ru/glava-22-tokoprovodi-napryazheniem-do-35-kv-pravila-ustrojstva-elektroustanovok-v-red-prikaza-minenergo-sssr.html
  • crib.bystrickaya.ru/k-voprosu-o-ponyatii-spravedlivosti.html
  • portfolio.bystrickaya.ru/polozhenie-o-regionalnom-internet-konkurse-nashe-nasledie.html
  • studies.bystrickaya.ru/elektron-kutubhona-tarmolarida-ilmij-talimij-va-ilmij-tehnikavij-ahborotlar-nauchno-obrazovatelnaya-i-nauchno-tehnicheskaya-informaciya-v-seti-elektronnih-bibliotek.html
  • control.bystrickaya.ru/drugoe-pressa-gosduma-rf-monitoring-smi-5-7-maya-2007-g.html
  • shkola.bystrickaya.ru/stihi-fridi-hajn-moskva-izdatelstvo-gotika-2008.html
  • uchit.bystrickaya.ru/tezisi-dokladov-uchastnikov-stranica-8.html
  • crib.bystrickaya.ru/igri-na-vzaimodejstvie-metodicheskie-materiali-dlya-vozhatih-rukovoditelej-detskih-i-molodezhnih.html
  • crib.bystrickaya.ru/kniga-pervaya-ujti-chtobi-vizhit.html
  • turn.bystrickaya.ru/panel-instrumentov-svodnie-tablici-esli-eta-panel-ne-poyavilas-avtomaticheski-na-ekrane-pri-rabote-so-svodnoj-tablicej-to-ee-mozhno-vizvat-vibrav-komandu-vid-paneli-instrumentov-svodnie-tablici.html
  • school.bystrickaya.ru/administraciya-viborgskogo-rajona-sankt-peterburga-stranica-2.html
  • klass.bystrickaya.ru/avtor-programmi-kuzina-olga-evgenevna-lektor.html
  • tests.bystrickaya.ru/materialno-tehnicheskoe-i-informacionnoe-obespechenie-disciplin-uchebno-metodicheskij-kompleks-dlya-specialnostej.html
  • ucheba.bystrickaya.ru/proekt-nacionalnogo-fonda-podgotovki-kadrov-nfpk-internet-podderzhka-professionalnogo-razvitiya-pedagogov.html
  • upbringing.bystrickaya.ru/metodicheskie-ukazaniya-dlya-obuchayushihsya-po-discipline-detskie-bolezni.html
  • pisat.bystrickaya.ru/tema-3-tehnologiya-informacionnoj-diagnostiki-bibliotechno-informacionnaya-deyatelnost.html
  • ekzamen.bystrickaya.ru/solista-chuvashskogo-gosudarstvennogo-teatra-operi-i-baleta.html
  • tetrad.bystrickaya.ru/uchebno-metodicheskij-kompleks-dlya-studentov-specialnostej-080507-menedzhment-organizacii-080107-nalogi-i-nalogooblozhenie-080201-regionovedenie.html
  • kolledzh.bystrickaya.ru/a-g-kozhin-a-l-portnyagin-algoritm-identifikacii-modeli-ekspluatacionnogo-resursa-pogruzhnih-elektronasosov.html
  • obrazovanie.bystrickaya.ru/prakticheskoe-rukovodstvo-k-ispolneniyu-zhelanij-tajnaya-kniga-zhenshini-marina-krimova-kak-sohranit-lyubov-v-svoej-zhizni-vstuplenie-stranica-3.html
  • literature.bystrickaya.ru/chast-sera-besedovala-so-vtoroj-i-udivlyalas-osuzhdaya-trudi-na-kotorie.html
  • crib.bystrickaya.ru/gosudarstvennij-komitet-sssr-po-stroitelstvu-i-investiciyam-gosstroj-sssr-stroitelnie-normi-i-pravila-otoplenie-ventilyaciya-i-kondicionirovanie-snip-04-05-91-stranica-4.html
  • spur.bystrickaya.ru/l-n-mazur-selskoe-rasselenie-na-urale.html
  • assessments.bystrickaya.ru/chuzhaya-zhena.html
  • kolledzh.bystrickaya.ru/5komandi-fax-class-1-51procedura-fax-io-processing-1-1-sintaksis-komandnogo-yazika-1.html
  • institut.bystrickaya.ru/tema-10-politicheskie-i-pravovie-ucheniya-vo-francii-v-period-prosvesheniya-i-burzhuaznoj-revolyucii-konca-xviii-v.html
  • kolledzh.bystrickaya.ru/43-razmer-i-struktura-kapitala-i-oborotnih-sredstv-emitenta-ezhekvartalnij-otchet-otkritogo-akcionernogo-obshestva.html
  • zanyatie.bystrickaya.ru/u-sester-tripp-agata-kristi.html
  • zanyatie.bystrickaya.ru/statya-24-vidi-procedur-gradostroitelnoj-podgotovki-zemelnih-uchastkov-iz-sostava-gosudarstvennih-i-municipalnih-zemel.html
  • tetrad.bystrickaya.ru/urok-po-teme-sankt-peterburg-gorod-novoj-kulturi.html
  • thescience.bystrickaya.ru/kalendarnij-plan-vipolneniya-kursovoj-raboti-po-shemotehnike-studenta.html
  • turn.bystrickaya.ru/okonkurs-e-sochinenij-sredi-uchashihsya-srednih-obsheobrazovatelnih-shkol-kemerovskoj-oblasti-na-temu-esli-bi-ya-bil-prezidentom-rossijskoj-federacii.html
  • doklad.bystrickaya.ru/upravlenie-organizaciyami-printmediaindustrii-na-osnove-tehnologii-biznes-konsaltinga.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.